Uzbūvēts un ieviests

Individuāli strādājošs nekustamā īpašuma aģents visu administratīvo darbu veic pats: klientu uzņemšanu, dokumentu savākšanu, pārdevēju informēšanu, līgumu parakstīšanu, saziņu ar bijušajiem klientiem. Papildus tam nozarē ir prasības, kuras nevar izpildīt aptuveni: Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas likums prasa klientu izpēti, riska novērtējumu, sankciju pārbaudes un ziņošanu, un tas viss ir jādokumentē tā, lai vēlāk būtu pierādāms.

Automatizācijas: vienpadsmit darbplūsmas, visas aktīvas.

Septiņas reģistru sadaļas portālā: iekšējās kontroles sistēma, risku novērtējums ar versionētām izmaiņām, sankciju žurnāls, objekta dosjē, ziņojumi uzraugam, apdrošināšana, kvalifikācija. Plus atbilstības stāvokļa rādītājs vadības panelī.

Būvējot šo daļu, atklāju, ka ar 2026. gada 1. aprīli likuma panti ir pārnumerēti: aizliegums informēt no 40. panta kļuvis par 38., ziņošanas pants no 51.² par 31.⁴, un vēl vairākas izmaiņas. Atsauces bija jāsinhronizē četrpadsmit failos. Niansētos jautājumus atzīmēju kā tādus, kas jāapstiprina juristam, nevis izlēmu pats.

Personas dati datubāzē ir šifrēti; atsevišķs sargs pārtrauc darbību, ja izstrādes un produkcijas atslēgas nesakrīt, lai dati netiktu ierakstīti ar nepareizo atslēgu. Datu nodalīšana starp aģentiem noteikta datubāzes līmenī, nevis programmas loģikā. Aizliegums informēt realizēts kā atsevišķs datu slānis, ko klientam adresēto ziņojumu plūsma nelasa, nevis kā izvades filtrs. Kļūdu uzraudzība ES reģionā. Publisks stāvokļa galapunkts, kas atgriež arī versijas identifikatoru, lai varētu pamanīt nepilnīgu izvietošanu. Dublējumi katru nakti uz atsevišķu glabātuvi.

Izvietošanas skripts pats veic būvēšanu, testus, pārsūtīšanu, procesa pārstartēšanu un stāvokļa pārbaudi. Pēc izvietošanas notiek automatizēti pārlūka testi pret dzīvo produkciju: pieteikšanās, vadības panelis, katrs reģistrs, mēģinājums piekļūt cita aģenta datiem. Pēdējā pārbaudē nulle kritisku un augsta riska atradumu un nulle veiksmīgu piekļuvju svešiem datiem.

Portāls darbojas produkcijā; pārbaudīju šodien, sistēmas stāvokļa galapunkts atbild. Visas vienpadsmit darbplūsmas aktīvas. Parakstīšana ar eParakstu darbojas LVRTC izmēģinājuma vidē: sākotnēji tā nestrādāja, jo LVRTC pieprasa fiksētu izejošo IP adresi. Atrisināju, ievietojot starp sistēmu un LVRTC atsevišķu starpniekserveri. Produkcijas piekļuve LVRTC vēl ir jāpieprasa. Platforma ir uzbūvēta vairākiem aģentiem: jauna aģenta pievienošana ir aprakstīta deviņu soļu instrukcijā un aizņem aptuveni četras stundas pirmajā reizē. Pirmais lietotājs ir paziņa, kas strādā par aģentu; komerciāli tas vēl nav pārbaudīts.

Tā ir jūsu nozare no otras puses: darījumi, dokumenti, termiņi, parakstīšana un normatīvās prasības, kas jāizpilda pierādāmi. Un tas ir piemērs tam, kā es būvēju sistēmu, kurai jāstrādā bez manas klātbūtnes: ar audita pēdām, kļūdu apstrādi, dublējumiem un testiem, kas paši pārbauda produkciju.

Katrs apmaksātais rēķins prasīja virkni manuālu darbību: atrast rēķinu e-pastā, lejupielādēt, pārrakstīt piegādātāju, summu, PVN un datumu tabulā, pēc tam bankas izrakstā atrast atbilstošo maksājumu un salikt tos kopā. Ja mēnesī ir pieci līdz septiņi rēķini, tas ir izdarāms, bet aizņem laiku. Ja to ir vairāki desmiti, tas vairs nav praktiski iespējams bez papildu cilvēkresursu piesaistes.

Sākotnējā ideja bija lejupielādēt maksājuma uzdevumus no bankas. Izpēte parādīja, ka attaisnojuma dokuments ir piegādātāja rēķins, nevis bankas maksājuma uzdevums, un ka bankas API maksājuma uzdevuma PDF neizsniedz, tikai darījumu datus. Tas mainīja arhitektūru: e-pasts kļuva par sistēmas pamatu un bankas dati par pārbaudes slāni.

Deviņas aktīvas darbplūsmas ar kopīgu datubāzes shēmu:

• Rēķinu ievade no e-pasta. Divi e-pasta konti tiek pārbaudīti automātiski; no PDF pielikuma valodas modelis izgūst piegādātāju, summu, PVN, datumu un valūtu. Ja valūta nav EUR, tiek piemērots darījuma dienas kurss; nedēļas nogalē tiek izmantots iepriekšējās darba dienas kurss.
• Bankas ievade. Bankas izraksta failu ieliek mapē, un tas tiek automātiski nolasīts un normalizēts. Atkārtoti ieliekot to pašu failu, dublikāti nerodas.
• Čeku bots. Nofotografēju čeku un nosūtu to Telegram sarunā. Attēls tiek saglabāts datu glabātuvē ES, redzes modelis izlasa piegādātāju, summu, PVN un datumu, un ieraksts nonāk datubāzē kopā ar audita atzīmi. Ja attēls ir slikts (modeļa pārliecība zem sliekšņa vai summa nav nolasāma), bots atbild „neredzu skaidri" un neko nesaglabā; labāk nekas, nekā nepareizs ieraksts grāmatvedībā.
• Apstiprināšana sarunā. Pie katra saglabātā čeka bots piedāvā divas pogas. Apstiprinājums ieraksta datubāzē, kas un kad to apstiprināja. Tas ir elektroniskais apliecinājums attaisnojuma dokumentam. Otra poga atzīmē ierakstu pārskatīšanai un lūdz jaunu foto.
• Papīra saglabāšanas brīdinājums. Ja dokuments ir pavadzīme, sistēma to atzīmē atsevišķi un brīdina, ka papīra oriģinālu iznīcināt nedrīkst. Ne visiem dokumentu veidiem elektroniskā kopija aizstāj oriģinālu.
• Trūkstošo dokumentu atgādinājumi. Par katru karšu pirkumu, kuram nav dokumenta, atnāk atgādinājums. Ja čeka foto tiek nosūtīts kā atbilde uz konkrēto atgādinājumu, sistēma to sasaista tieši ar to darījumu un pārbauda, vai summas sakrīt; ja nesakrīt, ieraksts nonāk pārskatīšanai.
• Saskaņošana un mēneša paziņojums. Mēneša 17. un 20. datumā sistēma sasaista maksājumus ar dokumentiem un atsūta e-pastu ar četriem groziem: saskaņots, jāpārskata, trūkst dokuments, nesamaksāts rēķins. 17. datumā vēl var papildināt trūkstošos dokumentus; 20. datumā pārskats ir noslēgts un var slēgt mēnesi.
• Iegrāmatošana. Apstiprināts dokuments tiek iegrāmatots Visma Horizon: partnera atrašana pēc reģistrācijas numura, konta piekārtošana, dokumenta izveide un oriģināla pielikuma pievienošana. Ja process pārtrūkst pusceļā, tas atsākas no tā paša soļa, nevis no sākuma, un neveido dublikātu. Rezultāts atnāk ziņā.
• Audita eksports. Atsevišķs galapunkts, kas par izvēlēto periodu sagatavo dokumentu paketi kopā ar failu kontrolsummām. Piekļuve notiek ar marķieri, ko pārbauda datubāze.

Visas deviņas darbplūsmas ir aktīvas. Iegrāmatošana pagaidām notiek Horizon izmēģinājuma vidē; produkcijas pieslēgums gaida grāmatvedības kontu plāna apstiprinājumu.

Saimnieciskās darbības dokumentu uzskaite no atkārtota pārrakstīšanas darba pārvērtās par diviem paziņojumiem mēnesī un dažām sarunām Telegram. Mēneša slēgšanas jautājums „vai viss ir savākts" tagad ir atbildēts pirms tā, kad to uzdod grāmatvedis.

Pirms piegādes tika veiktas divas paralēlas kvalitātes pārbaudes. Drošības audits atrada piecus vidēja un zema līmeņa trūkumus; trīs izlaboju uzreiz: parakstīto saišu derīgumu no septiņām dienām samazināju uz 48 stundām, kļūdu ziņojumu saturam noteicu atļauto lauku sarakstu, izolēju datubāzes funkcijas. Divi no tiem, ātruma ierobežošana un atslēgas pārnešana uz paroļu glabātuvi, palika manā uzdevumu sarakstā. Koda pārskats atrada reālu kļūdu: valodas modelis atsevišķos gadījumos atgrieza teksta virkni „null", kas apturēja viena rēķina ielasīšanu.

Holdinga struktūrā ar vairākām juridiskām personām šis process atkārtojas katrā uzņēmumā, tāpēc iespējamais ietaupījums attiecīgi ir lielāks. Cik lielāks, var pateikt tikai pēc mērījuma. Šī ir arī viena no tām darbībām, kuras ietaupījumu var izmērīt salīdzinoši precīzi: dokumentu skaits reiz apstrādes laiks, pirms un pēc.

Lietotājas rīts sākās ar to pašu rutīnu: pārlasīt nozares ziņas, saskaņot dienas kalendāru, saprast, kas ir svarīgākais, un uzrakstīt kaut ko profesionālajā tīklā. Katra darbība atsevišķi ir neliela, bet kopā tās aizņēma aptuveni pirmo darba stundu.

Sešas darbplūsmas ar noteiktu grafiku Rīgas laika joslā:

• 07:00. Nozares ziņu ievākšana un atlase
• 07:01. Kalendāra sinhronizācija
• 08:00. Rīta pārskats e-pastā: kas šodien notiek, kas ir mainījies, kas prasa uzmanību
• 09:00. Satura melnraksts profesionālajam tīklam, balstīts uz rīta ziņām
• Reizi nedēļā. Nedēļas kopsavilkums
• Vienmēr fonā. Kļūdu apstrādes darbplūsma, kas paziņo, ja kaut kas neizdodas

Sistēma darbojas kopš pavasara un katru darbdienu piegādā divas lietas: dienas notikumu uzskaiti un gatavu satura melnrakstu. Izstrādes fāzē bija divi pārtraukumi: kalendāra darbplūsmas laika joslas kļūda un plānotāja kļūme, kuras dēļ vienu dienu netika palaists neviens trigeris. Abus diagnosticēju un novērsu; kopš maija beigām sistēma strādā stabili. Lietotājai nav tehnisku zināšanu un sistēmu viņa neuztur; uzturēšana ir mana, un tā aizņem dažas stundas pāris mēnešos.

Pēc manas pieredzes izstrāde reti ir sarežģītākā daļa. Biežāk problēmas rodas trešajā mēnesī, kad sākotnējā interese ir mazinājusies un kaut kas ir salūzis. Šo sistēmu lieto cits cilvēks, katru dienu, tāpēc to iekļauju kā piemēru ieviešanai, ne tikai izstrādei.

Kļūdu apstrāde ir jāieplāno no paša sākuma. Bez tās pirmā klusā kļūme nozīmē, ka lietotājs kādu rītu nesaņem e-pastu un nesaprot, kāpēc. Pēc dažām reizēm viņš pārstāj to gaidīt un atgriežas pie vecā paņēmiena.

Pirms katras nopietnas sarunas ar jaunu uzņēmumu vajag saprast, ar ko runā: ko uzņēmums dara, kas ir mainījies, kādi ir signāli, kādi jautājumi jāuzdod. Manuāli tas aizņēma 30–60 minūtes, un kvalitāte bija nekonsekventa, atkarībā no tā, cik daudz laika bija.

Lietotājs formā ievada uzņēmuma nosaukumu. Pēc dažām minūtēm ziņā pienāk saite uz gatavu dokumentu:

1. Padziļinātas izpētes pakalpojums savāc faktus, dodot priekšroku Latvijas avotiem (Uzņēmumu reģistram, Lursoft, firmas.lv, vietējiem biznesa medijiem) un atgriež tos kopā ar avotu sarakstu.
2. Valodas modelis no šiem faktiem uzraksta astoņu sadaļu dosjē: momentuzņēmums, izmaiņu signāli, tehnoloģiju signāli, problēmjautājumi, lēmumu pieņēmēja profils, jautājumi sarunai, hipotēzes un avotu uzticamības vērtējums.
3. Dokuments nonāk mākoņa diskā rediģējamā formātā.

Tā ir avotu uzticamības vērtējums: tabula, kas nošķir labi pamatotus faktus no nepārbaudītiem. Uzvednē modelim noteikts balstīties tikai uz atrastajiem avotiem un visu, kam nav avota, atzīmēt kā nepārbaudītu. Lietošanas noteikums: sarunā netiek izmantoti dati, kas dosjē atzīmēti kā nepārbaudīti.

Šī sadaļa nav teorētiska. Latvijā daļa uzņēmumu finanšu un valdes datu ir aiz maksas sienas, tāpēc automātiskā izpēte tos bieži nedabū. Bez šķirojuma modelis šo robu aizpildītu ar minējumu.

Darbplūsma ir aktīva un darbojas produkcijā. Sagatavošanās, kas aizņēma 30–60 minūtes, tagad aizņem aptuveni piecas. Abi skaitļi ir no manas pašuzskaites, ne no neatkarīga mērījuma.

Investoram, attīstītājam un pārvaldniekam uzņēmumu izpēte ir daļa no pamatdarbības: nomnieki, darbuzņēmēji, investīciju objekti, partneri. Šajā gadījumā, manuprāt, būtiskāks par pašu rīku ir tajā ietvertais princips. Valodas modelis mēdz pasniegt neprecīzu faktu ar tādu pašu pārliecību kā pārbaudītu, un lēmumu kontekstā tas rada risku. Tāpēc katrā risinājumā, kur modelis sagatavo saturu lēmumam, es paredzu atsevišķu pārbaudes slāni.